Dinamika KKN-PPM UGM 2015 Sebelum Keberangkatan : Serious Version

Kelengkapan anggota tim

Struktural dan Kultural Tim

Tim dan Program

Tim dan Keberangkatan (terkait Penyambutan Kab/Kec/Desa dengan tim lain dan Perkap Tim)

Hubungan Tim-LPPM administratif

Hubungan Tim-DPL

Hubungan Tim-Desa (lokasi, informasi, data, survey, pondokan, sub unit, dll)

Hubungan Tim-Tim lain (terutama satu Prov/Kab/Kec sesuai lingkup Lokasi)

Pendanaan Tim (Kemitraan, Anggaran Pemda, LPPM, Danus, dsb)

Individu (Fakultas, Izin, Mengikuti persiapan dan administratif LPPM, Sign In Lokasi, dst)

Pembentukan tim pengusul (maksimal 20 orang)

Tim merupakan plural kluster suku agama gender (penting kluster, suku agama tidak harus ektrim tapi sebisa mungkin serepresentatif mungkin)

Pastikan anggota bisa KKN periode itu, alasan akademik (penting, jumlah SKS), izin orang tua, kesehatan

Menyusun struktural awal: Ketua (Kormanit), Sekretaris, dan Bendahara; pembagian tugas; kesepakatan tim; pencarian melengkapi 20 orang*

Merencanakan Lokasi (melanjutkan atau baru), koordinasi dengan  pihak terkait

LPPM dan Pemda -> lokasi baru (sempat isu tidak boleh lokasi baru) tetapi bila Pemda menghendaki dapat dikoordinasikan antara Pemda dan LPPM

Kelompok yang tahun lalu di lokasi tersebut -> lokasi lanjutan

Mencari DPL -> bisa DPL yang tahun lalu di lokasi itu, mencari baru, bahkan ada Dosen yang menawarkan lokasinya (contoh: KKN Bidukbiduk dll)

Dosen bisa: sesuai tema (berdasar informasi dasar, dari tim tahun lalu, komunikasi pemda, survey*, maupun googling), karena kedekatan dengan LPPM, pengalaman membimbing KKN, dll

Dosen: Pengusul dan Pembimbing Lapangan. Satu dosen bisa menjadi pengusul di dua tempat (satu sebagai ketua, satu sebagai anggota)

Mendaftar KKN-PPM Rp 1.050.000,- , Sign in account dan input password dari Bank BNI ke kkn.lppm.ugm.ac.id

Karena Sign in memakai email UGM, daftar di PSDI kalau belum punya, hanya 10 menit proses dengan membawa KTM

Isi biodata, foto formal non formal, riwayat penyakit, status kesehatan (golongan darah, tinggi berat badan, dll), pastikan ukuran kaosmu, banyak yang terjadi kesalahan sistem, harusnya XL dapat S

Cetak kartu KKN untuk mengkuti serangkaian persiapan (Medical Check, Pembekalan, General Test, dll)

Pantau grup KKN di facebook, memastikan lokasi yang dipilih tidak dipilih kelompok lain, karena mekanisme lokasi tender (kalau ada lebih dari satu kelompok memilih lokasi yang sama, oleh LPPM di mediasi*)

Mendaftar ke Calon Lokasi yang di rilis LPPM oleh DPL dengan mengajukan abstrak proposal (masih bisa mengusahakan lokasi jika Pemda menghendaki->actually, not recommended)

Penyusunan Proposal bersama Dosen (periode proposal berbeda dengan saat mendaftar calon lokasi, proposal dikumpulkan setelah lokasi dan pengusul fix diumumkan LPPM)

Data lokasi (survey, googling, Tanya, dll)->Diskusi dengan dosen->Diskusi kelompok->Penulisan

Jarang dosen yang terlibat langsung dan detil di Proposal, kenali tipe Dosen dahulu.

Penyusunan Program untuk Proposal -> memenuhi JKEM (lokasi x durasi x frekuensi x jumlah mahasiswa) 288 Jam per mahasiswa. Tidak mengapa jika program belum sepenuhnya sesuai lokasi, karena pada pelaksanaan KKN pekan pertama adalah tahap Penyusunan Laporan Rencana Kerja -> Program bisa berubah kapan saja, tetapi diminimalkan dengan koordinasi yang baik pada perangkat desa.

Pendanaan tim, menyusun Proposal Kemitraan, List mitra, perusahaan apa saja untuk program dan akomodasi, termasuk transport

Incar alokasi CSR, bukan sponsorship. Bentuk kemitraan, tidak ada timbal balik. Namun LPPM mengatakan (secara tidak tertulis, hanya di forum sosialisasi) bisa menampilkan Logo Perusahaan asalkan langsung dilepas selesai Program.

Proposal mitra ini, tiap kluster sudah lebih matang programnya dengan koordinasi lanjut pada desa. Dari program mencatat kebutuhan barang tiap program, untuk membantu pengajuan proposal supaya lebih tepat. Misal obat untuk keperluan tim (alergi/sakit sakit anggota tim, minta obat bantuan bermitra dengan apotek ugm)

Koordinasi dengan Pemda terkait anggaran dana dari Pemda (Sebaiknya koordinasikan juga dengan Tim se Kabupaten. Biasanya pendanaan dari Tingkat Kabupaten, tapi sesuaikan lokasi saja)

LPPM Menyediakan dana program Rp 5.000.000,- dan mengembalikan Rp 854.000,- dari pendaftaran KKN untuk akomodasi (makan-tinggal) dan Program

Antara pengumuman tim pengusul dan lokasinya hingga pendaftaran minat mahasiswa ke lokasi rapat tim sering hanya membahas pendanaan. Mulai dari proposal mitra hingga danus.

LPPM mendanai transportasi sesuai area, mepet sekali, dana digunakan untuk transportasi saja. Bisa dengan “Surat Sakti” berisi keterangan dari LPPM bahwa tim ke lokasi tertentu beserta data anggota tim+copy KTM kormanit+Identitas sesuai kebutuhan kendaraan yang digunakan ke Gamawisata

Pematangan program, persiapan pra keberangkatan

Presentasi program ke tim, agar semua sefrekuensi. Pemilihan PJ Program. Pencatatan kebutuhan program.

Paradigma Program dan Pelaksanaan dimatangkan dengan koordinasi ke desa dan meyamakan frekuensi tim.

Mempersiapkan kebutuhan tim untuk dibawa/dipaketkan ke lokasi. Kebutuhan semi-pribadi.

Keberangkatan didesain satu maupun beberapa kloter.

Sudah ada penanggungjawab perjalanan, tiket dan segala macam sudah siap terutama untuk berangkat. Menyepakati keberangkatan jam, kumpul dimana, saling memastikan semua on time terutama pesawat yang paling strict jadwal.

*Melengkapi tim ada yang dengan wawancara, CV, atau sekedar hubungan pertemanan, close rec, dan berbagai variasinya. Very recommended ada anggota yang asal daerahnya di lokasi itu atau dekat.

Tim 30 orang, jadi diluar pengusul menyusun tim “bayangan” (yang tidak direkomendasikan  LPPM walaupun lebih aman)

Pada akhirnya saat pendaftaran minat mahasiswa terhadap lokasi, bisa saja individu langsung masuk, misal tim itu awalnya dg seleksi CV wawancara, tapi saat pendaftaran minat mahasiswa, ia bisa langsung daftar ke lokasi itu dengan catatan tim itu belum full 30->tidak banyak terjadi karena sebagian besar tim sudah membentuk tim “bayangan”)

Seringkali orang datang dan pergi. Dibuat juga suasana kultural yang baik, selain ada kesepakatan yang jelas mengenai keterlambatan, mekanisme izin, kesepakatan lain. Karena kultural yang baik juga dikawal strukural yang baik. Sesekali game untuk mendekatkan, main bareng, foto bareng, rapat keliling, dsb.

Melengkapi tim ini berjalan terus seiring waktu, namun seringkali di awal periode karena stok terbatas.

*Survey dari LPPM membuatkan surat pengantar survey, namun bila dari Pemda dan pihan desa terkait tidak masalah tidak mengapa, karena surat kadang lambat. Survey iuran tim, bisa koordinasi dengan tim se Prov/Kab/Kec. Memastikan data lokasi, foto dokumentasi lokasi (untuk keperluan data dan bahan proposal mitra), pendekatan mengenai pondokan

*Mediasi LPPM: tim yang memilih lokasi sama, “adu” program, yang “kalah” bisa bubar, dibagi ke kelompok berlainan, dipindah lokasi (ada yang dari Bangka->Garut->Kulonprogo), tetapi ada pula mekanisme pemindahan semena-mena (ada yang karena Kagama FK butuh bantuan hukum, seorang dosen menjadi DPL ditempatkan di lokasi tersebut, walaupun sebelumnya tidak mendaftar kesitu, dan kelompok yang awalnya mendaftar lokasi tersebut dan tidak tahu menahu keberadaan DPL “pesanan” Kagama, terpaksa mengikuti

**Persiapan dari LPPM diawali pendaftaran sign in ke web. Mengisi biodata. Mencetak kartu KKN. (Dibawa terus di tiap tahap persiapan dari LPPM ini, sesuai tertera di kartu.)

Medical check. Untuk yang memiliki keterbatasan alasan kesehatan biasanya diarahkan untuk menekankan di tahap ini. Walaupun LPPM pada akhirnya tidak membantu sama sekali. (Kejadian beberapa orang yg harus mendapat lokasi tertentu karena alasan kesehatan, mahasiswa sudah bertanya ke LPPM, sudah via GMC, namun di plot di lokasi yang jauh dan tidak meng-cover kebutuhan kesehatan. LPPM tidak ada itikad memasukkan ke kelompok tertentu padahal berhak. LPPM hanya menyampaikan agar mahasiswa tersebut mencari/bertukar lokasi dengan mahasiswa dilokasi lain (mencari sendiri) dan berasal dari minimal kluster yang sama.

Pembekalan. Satu hari, pagi-siang. Materi dari LPPM dan pihak terkait. Dilanjutkan General Test berdasar materi kelas. Biasanya materi tidak jelas, terutama Dokumen administrasi selama pelaksanaan (lebih baik bertanya saat materi administratif, karena fasilitatornya tidak cukup jelas dalam menjelaskan).

Pengarahan DPL (berbeda-beda tiap tim) sesuai kesepakatan. Pengambilan keperluan KKN dari LPPM (Kaos, topi, co-card, dll).

Upacara penerjunan. Informasi simpang siur. Diutamakan ikut upacara penerjunan di GSP.

Upacara penyambutan di lokasi. Ini berkait keberangkatan. Upacara penyambutan di lokasi dengan memastikan kehadiran DPL, tanggal penyambutan, disesuaikan sedemikian rupa untuk bisa semua tim dalam Prov/Kab/Kec hadir (minimal perwakilan)

**Koordinasi dengan tim se Prov/Kab/Kec (sesuai lingkup) dari awal dibuat untuk memudahkan Pemda berkoordinasi dengan mahasiswa. Juga untuk memastikan kesediaan anggaran/ bantuan Pemda untuk tim (penjemputan dari bandara/pelabuhan/stasiun/dll ke desa), Upacara Penyambutan,

**Persiapan dana dari kemitraan maupun danus menyita paling banyak karena dari LPPM hanya membantu dana transportasi dan untuk program tidak seberapa. Fokus pada kemitraan -> resiko lupa mematangkan program dan kesiapan desa

Pondokan dan kehidupan sehari-hari adalah urgent matter. Koordinasi dengan pihak desa harus dibina.